La lettre-chèque est une formule de chèque imprimée, avec l’accord de la banque, par un client « tireur » (celui qui émet les lettres-chèques).
Le chèque est intégré au papier à lettres de l’entreprise, dont il est détachable.
L’usage de la lettre-chèque est régi par les mêmes règles que celles applicables aux chèques ordinaires (chèques barrés).
Utilité de la lettre-chèque
La lettre-chèque est utilisée par les entreprises et les associations sans qu’elles aient à recourir à leur carnet de chèques.
Elle permet de rassembler, sur un même document, un moyen de paiement et un courrier professionnel. Son usage est assez fréquent lors des règlements fournisseurs. Elle est parfois liée à un bulletin de salaire.
Physiquement, la lettre-chèque se présente sous la forme d’un format A4 divisé en deux avec d’un côté, on trouve une lettre d’accompagnement et, de l’autre, un chèque détachable, au format standardisé des banques.
En haut du document figure l’adresse de la société émettrice, l’adresse du destinataire, et les explications détaillées du chèque.
En bas, se trouve un chèque détachable, encaissable auprès d’une banque comme un modèle ordinaire. Son usage est régi par les mêmes règles que celles applicables aux chèques barrés. Il suffit au bénéficiaire de le remettre à sa banque pour qu’il soit crédité sur son compte après la durée d’encaissement légale.
La lettre-chèque et ses usages
La lettre-chèque permet aux entreprises ou aux associations de payer un tiers sans avoir besoin de détenir ses coordonnées bancaires.
Elles y recourent généralement dans les situations suivantes :
- règlements des fournisseurs ;
- versements de prestations ou remboursements de frais ;
- versements d’indemnités, par exemple par une société d’assurance indemnisant un des ses clients après un sinistre ;
- paiement du travail d’intérimaires, de travailleurs saisonniers ou en CDD ;
- remboursements de commandes, par exemple suite à l’annulation d’une commande sur Internet ;
- remboursement partiel différé pour l’acquisition d’un bien, d’un abonnement, etc.
Promotion et lettre-chèque
La lettre-chèque est souvent utilisée pour faire la promotion du tireur. Elle peut, par exemple, porter le logo de l’entreprise et lui servir de support publicitaire. Ce logo peut aussi figurer sur le chèque proprement dit.
La partie courrier permet d’établir un lien personnalisé avec une catégorie de clients, de fournisseur, etc. Elle être remplie à la main ou à l’aide d’un logiciel bureautique, puis éditée sur une imprimante.
Certaines banques se chargent de l’émission des lettres-chèques pour le compte de sociétés. Ces établissements sont tenus de respecter les règles édictées par le Comité Français d’Organisation et de Normalisation Bancaires (CFONB).
L’émission se fait en concertation avec le client qui peut choisir les caractéristiques d’édition (logo, message promotionnel, etc.), les conditions de conditionnement et de routage ainsi que d’éventuelles options supplémentaires en matière de sécurité.
Pour le client, cette solution (payante) présente des avantages en matière de comptabilité, dont la gestion du chèque durant toute sa durée de vie légale.